Inilah Kiat Sukses Menggelar Event

Berencana mengadakan event dalam waktu dekat tapi Anda masih bingung bagaimana cara agar event tersebut berjalan sesuai harapan? Untuk membuat acara yang sukses, sebenarnya Anda tidak perlu sampai menggunakan jasa event organizer (EO). Hal terpenting yang menentukan kesuksesan suatu event adalah perencanaan yang matang dan juga kerja tim yang baik.

Berikut uraian kiat-kiat untuk menyelenggarakan event yang sukses:

Menyusun Tema dan Konsep Acara

Tema dan konsep acara menjadi salah satu faktor utama yang menentukan kesuksesan sebuah event. Konsep yang menarik dan unik tentunya akan memberikan kesan tersendiri terhadap orang-orang yang terlibat dalam acara. Lakukanlah brainstorming ide dengan semua anggota tim yang akan terlibat. Minta setiap orang untuk menyampaikan ide-nya kemudian lakukan voting untuk ide konsep acara yang akan digunakan. Memikirkan ide konsep acara secara bersama tentunya akan lebih menyenangkan daripada harus memikirkannya sendiri.

Pembagian Tugas yang Jelas

Setelah menemukan tema dan konsep acara, langkah selanjutnya yang harus Anda lakukan adalah membentuk kepanitiaan. Bagi panitia dalam beberapa divisi dan pastikan setiap divisi memiliki job-desc yang jelas. Jangan sampai ada anggota tim yang mengalami kebingungan saat menjalankan tugas dan perannya. Pastikan pula tugas yang Anda berikan kepada masing-masing anggota tim sesuai dengan minat dan mereka memiliki rasa tanggung jawab terhadap tugasnya.

Buat Anggaran

Satu hal yang tak kalah penting, lakukan budgeting agar Anda tahu gambaran biaya operasional yang Anda butuhkan untuk acara tersebut. Buat list apa saja yang Anda perlukan. Mulai lah merinci perlengkapan yang harus dibeli hingga kisaran harga tempat yang ingin Anda sewa untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut.

Lakukan Survei

Jangan lupa melakukan survei ke tempat yang sudah Anda pilih untuk menyelenggarakan acara. Perhatikan kapasitas tempat duduk yang tersedia, apakah tempat tersebut sesuai dengan konsep acara, hingga apakah lokasi tempat tersebut mudah dijangkau? Lokasi yang jauh dari pusat kota dan sulit dijangkau tentunya menjadi bahan pertimbangan orang lain akan menghadiri acara yang Anda selenggarakan atau tidak. Oleh karena itu, pilih tempat yang strategis dan mudah dijangkau dari berbagai lokasi.

Rencanakan Rundown Acara dari Jauh Hari

Banyak orang cenderung membuat rundown acara saat sudah mendekati hari H. Tapi cara itu justru bisa membuat acara Anda menjadi berantakan karena kurangnya persiapan dari setiap anggota tim. Agar setiap anggota dalam tim memahami alur acara, buatlah susunan acara dari jauh-jauh hari. Dengan rundown acara yang jelas, tentu seluruh panitia mengetahui arah acara yang akan digelar dan melakukan persiapan yang matang.

Buat Timeline

Timeline menjadi hal yang sangat penting dalam mengontrol perencanaan acara. Buatlah list apa saja yang harus dilakukan setiap anggota tim dan set deadline. Pemberian deadline ini untuk memastikan bahwa mereka tidak menunda kewajiban. Jangan lupa pula untuk melakukan follow up terhadap semua anggota tim, apa saja yang sudah mereka lakukan dan masalah dalam melakukan tugas yang diberikan.

Plan A, Plan B

Perencanaan sudah sangat matang, tapi hanya karena tempat yang tidak memungkinkan acara Anda jadi batal. Hal itu menjadi alasan pentingnya menyiapkan beberapa rencana. Jadi saat rencana pertama tidak memungkinkan untuk dilakukan, Anda dan tim masih memiliki alternatif rencana.

Teamwork yang Paling Penting

Konsep acara yang menarik, perencanaan yang matang dan tempat yang strategis tidak akan berarti apa-apa tanpa adanya teamwork yang baik. Bisa dibilang, kerjasama tim menjadi elemen paling menentukan kesuksesan sebuah acara. Oleh karena itu, pastikan komunikasi antar anggota tim berjalan baik, jangan sampai timbul kesalahpahaman yang berujung perpecahan di dalam tim.

Kesuksesan sebuah event bukan hanya bergantung pada saat hari H, tapi juga pada proses perencanaannya, di mana teamwork menjadi hal terpenting. Percayalah, dengan kerja sama tim yang baik, event yang Anda rencanakan bersama akan menjadi sebuah event yang sukses.

*Sumber: https://www.tokopedia.com/blog/mau-event-yang-Anda-buat-sukses-besar-ikuti-7-tips-ini/

*Foto: https://www.business2community.com/leadership/tried-tested-ways-make-better-team-decisions-01683050